Ideen-Buch statt To-Do-Liste
Statt einer To-Do-Liste sollten die Chaoten unter uns ein Ideen-Buch und eine Pinnwand mit Post-its führen. Chaoten erstellen ihr To-Do-Liste meist spontan. Noch bevor sie zum Stift greifen, schweifen sie in alle möglichen Richtungen ab - sie notieren ein paar Stichpunkte und geben sich einem wahren Brainstorming-Prozess hin. Am Ende haben sie dann jede Menge neue Ideen, aber keine To-Do-Liste. Gib dich ruhig deinem Brainstorming hin, zwinge dich aber im Anschluss, deine Gedanken und Notizen strukturiert zu Papier zu bringen. Die Ideen kannst du in einem Ideen-Buch festhalten - so geht nichts verloren. Die Aufgaben, die erledigt werden müssen, notierst du auf Post-its und klebst diese auf eine Pinnwand.
Prioritäten
Suche dir die wichtigsten Aufgaben für die Woche aus deinen Post-its raus und klebe diese ganz oben auf eine Pinnwand. Achte darauf, dass du die Pinnwand immer im Blick hast. Wenn sich die Prioritäten ändern, kannst du die Merkzettel einfach entsprechend verschieben. Dieses flexible System ermöglicht es, sich Optionen offen zu halten. Als Hilfe für die Priorisierung dient die Frage: Was sollte diese Woche unbedingt erledigt werden? Für diese Aufgaben trägst du Zeitfenster in deinen Terminplaner ein. "Häh? Das ist doch genau das, was ich nicht kann." Du sollst ja auch nicht für alle Aufgaben ein Zeitfenster im Kalender blockieren, sondern wirklich nur für die, für die du normalerweise keine Zeit findest. Also die Aufschiebertis-Aufgaben, unangenehme Aufgaben und Aufgaben, die dir am Herzen liegen und denen du dich voll und ganz widmen willst, oder eben die ganz normale Arbeit.
Aufgaben wachsen in dem Maße, in dem wir sie vor uns herschieben. D. h. je länger wir die Aufgabe vor uns herschieben, desto mehr Energie kostet sie uns. Die meisten Menschen neigen übrigens dazu, unzählige Dinge vor sich her zu schieben. Das sollte allerdings nicht als Entschuldigung sich selbst gegenüber missbraucht werden. Eine aufgeschobene Aufgabe steht tagelang ganz oben auf unserer To-do-Liste. Unerledigtes sitzt uns im Nacken, verursacht Gewissensbisse und verfolgt uns bis in den Schlaf. Aufschieberitis-Aufgaben sind ein wahres Paradoxon: man will es leicht haben, schiebt Unangenehmes auf die lange Bank und macht es sich dadurch so richtig schwer. Man will Zeit sparen, verschiebt deswegen Aufgaben nach hinten und kommt dadurch erst so richtig in Zeitnot. Kleiner Tipp: belohne dich für die Erledigung einer unangenehmen Aufgabe, das motiviert dich.
Konzepte statt Pläne
Du solltest deinen Jahres- oder Wochenplan Konzept nennen und nicht Plan. Ein Konzept ist flexibel und lässt Platz für Freiräume und Änderungen.
Deine Aufgaben kannst du in „Ich könnte“, „Ich sollte“ und „Ich muss“-Aufgaben einteilen. Gehe dein Ideen-Buch und deine Pinnwand regelmäßig durch und übertrage die wichtigen (Ich muss) Aufgaben in Form von Zeitfenstern in deinen Wochenplan. Vergiss die Tagesplanung, das geht bei dir gar nicht. Wenn du dich auf deine Wochenplanung konzentrierst, hast du insgesamt mehr Puffer und die Erreichung des Wochenziels ist realistischer. Dennoch: Aufgaben mit einem festen Termin, solltest du dir dick markiert in deinen Kalender eintragen. Hierbei solltest du die Frist, bis wann das erledigt sein muss, etwas nach vorne verlegen. Wenn du das ernst nimmst und diesen Puffer nicht schon im Vorfeld ignorierst, dann glaubt dir dein Unterbewusstsein und du wirst tatsächlich früher anfangen und auch früher fertig werden.
Nimm dir jeden Tag 30 Minuten für Kleinigkeiten, die du schon immer mal irgendwann machen wolltest. Nutze deine bildhafte Vorstellungskraft und treibe es bunt. Schaffe dir Farbwelten für deine unterschiedlichen Aktivitäten und markiere deine Termine im Kalender bunt. Rot für Termine, bei denen du pünktlich sein musst; blau für Termine, bei denen du nicht gestört werden willst etc. Das erleichtert dir die Zuordnung von Terminen und Aufgaben.
Ganz wichtig: Wenn du eine neue Aufgabe annimmst, solltest du eine alte abgeben. Sonst hast du irgendwann nur noch Aufschieberitis-Aufgaben und Unerledigtes auf dem Tisch.
Bei der Zeitplanung für die Woche solltest du wie folgt vorgehen: 50% Aktivitäten, also Aufgaben und Termine, 30% für Unvorhergesehenes (Stau, Störung, Technik streikt etc.) und 20% des Tages für Trödeln und Kreativzeit.