Klassisches Zeitmanagement

To-Do-Liste

Zur allgemeinen Planung solltest du eine To-do-Liste führen. Ja ja, ich weiß, diese Liste ist nicht sonderlich beliebt. Allerdings ist sie sinnvoll, weil du mit dieser Liste deine offenen Schubladen schließt. Alles, was im Laufe des Tages so auf dich einprasselt an Aufgaben, solltest du sofort in dieser Liste festhalten. Die Aufgabe ist dann abgehakt und du hast den Kopf wieder frei für deine eigentliche Sache, an der du gerade arbeitest.

Bei der To-do-Liste geht es in erster Linie darum, alles aufzuschreiben, was an Aufgaben anfällt. Wann genau diese Aufgaben erledigt werden, planst du mit Hilfe des Tages- und Wochenplanes.

Prioritäten

Um die Aufgaben aus der To-Do-Liste sinnvoll zu planen, musst du beim Sammeln der Aufgaben für den Wochen- und Tagesplan Prioritäten setzen. Nur, wer ganz gezielt Prioritäten setzt, kann auch selbstbestimmt mit seiner Zeit umgehen. Erfolgreiches Zeitmanagement ist nichts anderes als konsequentes Prioritäten-Management.

Aber wie findet man heraus, was wirklich wichtig ist? Hier hilft das Eisenhower-Prinzip, nach dem die einzelnen Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit eingeteilt werden. Wichtig erscheinen uns zunächst alle Aufgaben. Wirklich wichtig ist jedoch nur, was uns unseren Zielen, Träumen und Wünschen näher bringt. Dringlich sind alle Aufgaben, die bis zu einem bestimmten Termin erledigt sein müssen. Dringliches erfordert unsere unmittelbare Aufmerksamkeit. Daher steht dringlich für Zeitdruck, sofortige Erledigung, Stress und Probleme. Daraus ergibt sich folgendes:

A-Aufgaben

sind wichtig und dringlich und du musst sie selbst erledigen. Meist handelt es sich um Probleme, denn eigentlich sollten wir dafür sorgen, dass Wichtiges nicht auch noch dringlich wird und dann auch noch unter Zeitdruck erledigt werden muss.

B-Aufgaben

sind wichtig, aber nicht dringlich. Und genau da liegt das Problem. Denn die Gefahr ist groß, dass wir unwichtigen, aber dringlichen Aufgaben den Vorzug geben. B-Aufgaben sollten daher einen festen Termin bekommen. Stell diese Aufgaben nicht allzu lange zurück, sonst werden sie dringlich, wandern in Kategorie A und müssen unter hohem Zeitdruck erledigt werden.

C-Aufgaben

beanspruchen den größten Teil unserer Zeit, bringen uns aber nicht wirklich weiter. Diese Aufgaben sollten möglichst gestrichen, reduziert oder delegiert werden. Pech für alle, die keine Assistenz oder eigene Angestellte haben!

P-Aufgaben

sind die, die im Papierkorb landen. Stellt sich im Nachhinein etwas doch als dringlich oder wichtig heraus, wird dich schon jemand daran erinnern.

Kieselsteinprinzip

Natürlich kannst du dich nicht den ganzen Tag nur um A- oder B-Aufgaben kümmern und die C-Aufgaben ganz aus deiner Zeitplanung streichen. Hier hilft das Kieselprinzip. Stell dir dein Zeitbudget einfach als Eimer vor. Wann passt mehr hinein: Wenn du erst die Kiesel oder erst die großen Steine hineinlegst? Richtig, erst die großen Steine, also die wichtigen Aufgaben, und die kleinen Aufgaben drum herum. Warum? Wie sieht das wohl in der Realiät aus? Angenommen, du hast zehn zu erledigende Aufgaben, einen großen Brocken und viele kleinere und mittlere Aufgaben. Die meisten Menschen starten jetzt mit den kleineren Aufgaben, weil sie dann schon mal einige Haken machen können. Vielleicht können sie sogar relativ schnell die Hälfte der Aufgaben abhaken und haben dann das gute Gefühl, die Hälfte schon geschafft zu haben. Das ist eine gefährliche Illusion. Vielleicht hast du für die große Aufgabe 4 Stunden geplant und für die restlichen Aufgaben ebenfalls vier Stunden. Nehmen wir an, die Schätzung für die kleineren Aufgaben haut auch relativ gut hin, aus den geplanten vier sind „nur“ fünf Stunden geworden. Von einem normalen achtstündigen Arbeitstag wären also noch drei Stunden übrig, der große Brocken ist somit nicht mehr zu schaffen. Da stellt sich die Frage: Soll ich jetzt überhaupt noch mit der Aufgabe anfangen oder verschiebe ich sie lieber auf morgen? Schon kommst du mit deiner Zeitplanung ins Schleudern.

Für eine realistische Zeitplanung solltest du dir übrigens nicht mehr als drei große Aufgaben pro Tag vornehmen.

Was sind die kleineren Aufgaben beim Kieselprinzip? Anrufe, Post durchgehen und natürlich alles, was sich innerhalb von drei Minuten erledigen lässt. Diese Aufgaben solltest du im Idealfall übrigens sofort erledigen und gar nicht erst auf deine To-do-Liste schreiben.

Pufferzeiten

Unbedingt berücksichtigen solltest du ausreichend Pufferzeiten. Weißt du, wie die durchschnittliche Relation zwischen der geplanten Dauer und der tatsächlichen Dauer aussieht? Der Durchschnittswert liegt bei eins zu zwei. Im Schnitt brauchst du also für Aufgaben, für die du eine Stunde Zeit eingeplant hast, zwei Stunden. Das liegt unter anderem an den Unterbrechungen, die ständig vorkommen. Solche Unterbrechungen sind zum Bespiel Telefonanrufe und Kollegen, die etwas fragen. Ungewollte Unterbrechungen sind wahre Zeitfresser. Nach jeder Unterbrechung - so kurz sie auch sein mag - müssen wir uns wieder mühsam neu in unsere Aufgabe eindenken. Die Folge: Die Konzentrationskurve gleicht dem Sägeblatt einer Fuchsschwanz-Säge.

Was hilft gegen die Unterbrechungen? Setze ein Signal: Schließe die Tür, wenn du nicht gestört werden willst. Wenn du mit mehreren Kollegen ein Büroraum gemeinsam nutzt, stelle ein Symbol, zum Beispiel eine rote Fahne, auf deinen Schreibtisch, wenn du Ruhe brauchst.

Und so planst du mit Puffern: Notiere dir deine wichtigen Aufgaben oder Termine. Überlege dir, in welcher Zeit du die Aufgaben erledigen kannst, schlage bis zum Doppelten an Zeit als Puffer oben drauf. Bedenke dabei: Die Aufgabe braucht immer so lange, wie du dir selbst Zeit dafür gibst.

Aufgabenblöcke

Alle Aufgaben, die ähnlich sind, solltest du zu Aufgabenblöcken zusammenfassen. Hast du mehrere Telefonate zu führen, fäßt du diese zu einem Telefonblock zusammen. Musst du mehrere Briefe schreiben, fäßt du dies ebenfalls zu einem Block zusammen. Checke deine Emails nur zu bestimmten Zeiten am Tag und gucke nicht jedes Mal ins Postfach, wenn eine neue Email eintrudelt.

Energiekurve beachten

Wie Uhren haben auch wir Zeiger, die zu bestimmten Zeiten auf Leistung und höchster Konzentration, dann aber wieder auf Müdigkeit und Entspannung stehen. Unsere innere Uhr bestimmt, ob wir wach sind oder schlafen, ob wir träge oder fit sind. Nur wer im Einklang mit seiner inneren Uhr lebt, ist auf Dauer leistungsfähig. Deswegen solltest du deinen Tag nach Möglichkeit im Einklang mit deiner persönlichen Energiekurve gestalten. Dabei gilt: Frühaufsteher sollten Herausforderungen generell in den Morgenstunden angehen, Langschläfer komplizierte Aufgaben besser auf den späten Nachmittag verschieben. Unser Leistungshoch haben wir in der Regel zwischen 9:00 und 11:00 Uhr und dann wieder zwischen 15:00 und 17:00 Uhr.

In die Zeit deines Leistungshochs, solltest du deine stille Stunde packen. In dieser Stunde solltest du konzentriert und ohne Störungen arbeiten können. Schotte dich ab, schalte dein Handy aus, drücke deinen Kollegen den Telefondienst auf´s Auge. In dieser stillen Stunde wirst du deutlich mehr schaffen als sonst.

Zeitdiebe

Ein schwieriges Thema: Wann will ich für wen erreichbar sein? Warum ist diese Thema so wichtig? Weil wir durch moderne Kommunikationsmittel jederzeit erreichbar sein können. Es ist ein Zielkonflikt mit dem Versuch (und oft auch den Erwartungen anderer), erreichbar zu sein und gleichzeitig unterbrechungsfrei Aufgaben abzuarbeiten. Das ist schlichtweg widersprüchlich. Wer hat ein Recht, auf deine Zeit? Nur weil jemand deine Telefonnummer wählt, hat diese Person kein automatisches Anrecht, zu entscheiden, wie viel Zeit du diesem Thema widmest. Nur weil jemand eine E-Mail an dich schickt, hat diese Person noch lange kein automatisches Recht zu entscheiden, welche Priorität dieses Thema für dich hat. Wie sehr haben wir das unter Kontrolle und wie sehr lassen wir uns fremdbestimmen? Nichts raubt uns so viel Energie, wie fremdbestimmt zu sein. Deshalb ist es wichtig, dass du dir bewusst machst, wie unmöglich es ist, den Wünschen und Erwartungen aller gerecht zu werden. Wichtig ist, Regeln für sich selbst und für andere Personen aufzustellen. Es geht nicht darum, dass es nie eine Ausnahme zu diesen Regeln gibt, aber schon darum, was die Regel und was die Ausnahme darstellt. Du musst nicht jeden Tag die Welt retten und überall jederzeit erreichbar sein. Ein Jeder sollte vernünftig kommunizierte Grenzen und Wünsche an die Zusammenarbeit akzeptieren und respektieren.